グーグルフォームでアンケートと日報を作成!手順や気をつけたいポイント解説!

ビジネススキル

初めまして!

めんずすくーるのライトです!

今回はグーグルフォームを作成して、社員の日報作成&アンケート作成をご紹介していきます。

アンケートに関しては匿名発送でもできるので聞きたい内容、管理したい内容で選択してみてもいいと思います。

導入背景

日報に関して

現在の従業員の店舗運営の感度を高める為に作成しました。

店舗運営に関しての感度とは在籍店に関しての清掃状況や在庫管理などそのさきの近隣店舗への配慮などを考えた際に現状のレベルではただ出勤して働いての繰り返しになってしまし働きがいの提供は難しいと考えました。

導入にあたり『手間』『面倒』などのマイナスな意見が出ることはわかっていました。そこで導入する理由をしっかり説明する必要がありました。ここでは時間はしっかりかけるべきです。

なぜなら、プロジェクト発足から導入までの時間が短すぎると必ずエラーが起こります。そのエラーを未然に回避する為にも話し合い、現場の声の抽出が必要でした。

導入する際は私自身も意識しなければいけない点ですが、導入する際はしっかり現場の声を聞き反映して伝えに行く作業は忘れないでくださいね!!

それらを経て各スタッフに導入背景を説明し、各項目を入力してもらうように促しました。

 

アンケートに関して

先ほどの感度の話もですが、実際に導入してどう思っているのか?またさらにいい意見はないのか?などの確認、顧客に対しては、どんなことを求めているのか?改善点はあるのか?

など顧客に関しても、従業員に関してもアンケートは有効で、そこで得た情報を元に業務改善、サービス改善ができたらと考えています。

日報作成手順

1グーグルフォームを開きます。

2白紙のページを開きます。

3氏名・出勤店舗の選択

4店舗報告(名前はなんでも可)

清掃状況の確認を掲載しました。

※知りたい状況は追加してもいいと思います。例えば対応人数や見込み客、来館人数など。

5その他1日働いての気づき

の項目で作成しています。

内容の形は使い回しで大丈夫かなと思うので聞きたい事柄をしっかり判断して聞き取りができると良さそうですね!!

アンケート作成手順

従業員もですがお客様に対してアンケートを発送する場合個人情報の取り扱いが発生してくるのでアンケートの冒頭に必ず文章を追加しておきましょう!

従業員に対しても分けるよりテンプレートを作成しておいて添付するようにすれば安全ですね!!

例)

本アンケートに記載いただいた個人情報については、管理責任者を定めて不正アクセスや紛失、漏洩等が発生しないよう安全対策を積極的に実施します。

またいただいた個人情報についてはアンケートの回答特典の郵送以外には使用せず、またご本人の同意がない限り第三者には提供致しません。

のような文章は必要になってきますがしっかり調べて記載をおねがします。

1アンケートの理由

これらを用いて何を知りたいのか?どんな分析をして業務に活かしていくのかなどを設定する必要がありますね!これがしっかり設定できていると聞かれた際に『なぜなら』を説明できるので安心感を持ってアンケートをしてくれるでしょう!

2聞きたい内容

なんの観点から聞きたいことを選択することが大事かなと思います。例えば、業務に関しての理解度調査、出欠の確認なんかでも良さそうですね!アンケートの方法に『NPS』ネット・プロモーター・スコアといった顧客満足度を指標調査もあります。

最初はアンケートをしていくことについてのアンケートとかでも良さそうですね!!

3その他

個人的にはアンケートなどを作成する場合『自由記載』を作成しています。これに関してはなければないでいいですが。そこから何かいい意見が出てくることもあるので必ず設定しています。

内容作成自体はそこまで難しくありません。

上記の2つに関してもスプレッドーシートとの連動はできます。

やり方については以下の記事をお読みください!!

https://mens-school.com/zaikokannrihyou-sakusei/

気をつけたいポイント

実施にあたり、口頭説明や文章で説明していくと思います。そこで文章のような無機質なもので共有する際に事柄だけを共有してしてしますと内容が冷たくなってしまいます。

冒頭に『お疲れ様です』『いつもありがとうございます』などの文章を入れるだけでだいぶ温かみのある文章になりあmす

まとめ

日報に関しても、アンケートの関しても仕事をする上で必要な要素になってきます。

しかしこれらは必要なくなってくるものでもあります。もっと簡潔にもっとわかりやすくなどアンケートから意見が出ればまた改善し我々も従業員の状態を見て感度が上がってきたらやめて、次の新人に実施してもらう。

研修やMTGの機会を設けて実際にやってみたどのように変化をしたのかなどの話をしてもらう時間を作成してもいいと思っています。

無料でできるシステムであるので比較導入がしやすく扱いやすい類になりますのでよかったら作ってみて運用してみてください!

またもっといい施策やシステムがあった場合は教えたください!!

マネジメント層と呼ばれる人たち、部下を持っている人たちの少しでも業務効率が上がり自分のやりたいことをできる環境になれたらいいないと思っています。

最後まで読んでいただいきありがとうございました!!

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