業務改善!!スプレッドシートでコメント機能使ってますか?

ビジネススキル

初めまして!

めんずすくーるのライトです!

今回はスプレッドシートでの機能の一つである『コメント機能』について紹介していきます。

以前は何か報告や、シート内の情報を直す場合は担当者に連絡をしていました。

規模感が小さかった時はいいのですが、拡大していった際に報告量の増加などが予想されたので、記載ミスやシートに関する事柄をシート内のコメント機能を使っていくことにしました。

リアルタイムでの修正依頼、コメントが残っているので見落としの防止、解決したコメントでも履歴が残るので業務改善につなげることが出来る点でコメント機能はだいぶ使い勝手がいい機能です!

コメント機能の使い方

パソコン(マック使用)

1.まずはスプレッドシートを開きます。

2.コメントを残したい位置に合わせて〇の部分をクリックします。

3.コメント記入で終わりです!

4.コメント入力後は、2パターン

*コメントに返信をしてやり取り

*レ点をつけて解決済みにする

コメント履歴は確認することができます!

携帯(iPhone)

1、同様にスプレッドシートから開きます。

※アプリのダウンロードは行っておいた方が楽ですね!

2、右上の+ボタンかコメントを残したい部分を2回ほど間をあけて押すと画像のように出てくるのでコメントをタップして入力します。または左上の+でもできます!

 

3.パソコンと同様にコメントを残します。

4.コメントの確認はカーソルを合わせてクリックすると確認ができます。

コメント機能の運用

使い方を分かった上でコメント機能の運用についてです。

毎月月末にコメントを確認し、どこの部分にミスが多発したのか?誰がミスが多かったのかなどを確認し、担当者に連絡し個別で面談やシステム改善を行っています。

現場からあげられる声として多いのがそもそもですがコメントを利用するのを忘れてしまうといった声が多くありました。

我々がしっかり伝えることができていないのでそういったことが起こってしまうので準備不足と言われてしまうとそれまでなのですが、なぜコメント機能があり運用をしっかりしていかなければならないのかを

伝えるのは時間はかかりましたが現在ではミスはまだありますが運用していく部分に関しては浸透できたと感じています。

どのように運用まで浸透ができたか?

手順としてまず運用の際に行ったことは全体に対しての通知でした。そのあとに口頭で説明しやり方などをレクチャーして実装の運びとなりましたがうまく運用ができていませんでした。

次に行った打ち手として、時間はかかりましたが1人1人に対して現在の業務と施策の運用についてのヒアリングを行いました。そこで出てきた言葉を参考にどのようにしてくのがいいと思う?まで聞き取り

一旦持ち帰って『負担』と感じている部分などを把握していくことにしました。

色々な意見がありましたが意見としてあったのは『把握しきれていない』といった声でしたこれは我々(管理者)の意図が十分に汲み取れていなくそれに対しての行動が遅れてしまうといったことでした。

内容自体の難しさというより管理者側がどう思っているかの浸透がまずは必要でした、そこで我々はこの施策を行うことで誰にメリットがあるのか、行わなかった時のデメリットを細かく図に起こして説明をすることにしました。

なんとなくは分かっているが自分ごとして捉えていなかったので行動に伴っていなかったのでメリットデメリットを細かく伝えることに予知当事者意識を得ることができました。

これくらいなら分かっているだろう、考えて行動してくれは我々のエゴでしかなかったのでまずすべきは『ティーチング』でした。

物事をまずは教えてから動きそこで出た課題や問題点を考えてもらう。それを導くために『コーチング』があるのでその順番は守っていかなければ事業は止まってしまい結果良くない方向に進んでしますので気をつけて接していかなきといけないと感じました!

まとめ

人を管理することは大変なことですが、物事には順序がありそれに対して適切に段階を踏んで対処していけると時間はかかりますが結果は出てくるので遠回りなこともありますが徐々にマネージャー職を全うしていきたいと思っています!

コメント

タイトルとURLをコピーしました