スプレッドシートで在庫管理表!条件設定や関数を入れて仕事効率UPしたやり方を解説!!

ビジネススキル

初めまして!

めんずすくーるのライトです。

今回は在庫管理表の管理者側のシステムを変更したのでご紹介していきます。

前回の記事より仕様変更はありますが、どの仕様でも使える関数になっています。

今回やりたいこと。

在庫を報告した際に補充した項目にテェックを入れる。かつ取り消し線を入れるようにする。

どういうことになるかというとチェックが入っていないシートがこちら。

チェックを入れたシートがこちら。

このように一目でわかるようになっています。

チェックが入っていないところは規定個数によって色分けしてあります。

在庫管理状況の色分けはどうすれば良いのか

スプレッドシートを開きます。

色分けしたい範囲を選択して『条件付き書式』を選択してルールを決めます。

今回は、予め決めた個数より少なくなった場合で、デットゾーン(赤)、危険ゾーン(黄色)とルールを決めます。

条件の選択画面はこちらで設定していきます。範囲と規定の数字を入力します。条件は『等しい』にしていますが〜以下などそこは扱いやすいように設定してください!

ルールが決まったら全体にルールを決めます。面倒ですが全ての在庫のデッドゾーンや危険ゾーンの数は違うので1つ1つ設定していきましょう。

次に、チェックボックスにレ点を入れた時に取り消し線のやり方を説明していきます。

在庫管理表のチェックボックスのつけ方と取り消し線のやり方

チェックボックスを入れたいところにカーソルを合わせて画像の手順で設置していきます。表示形式から選択ができます!!

ここからが本番です。取り消し線をつける方法ですが、連動させる範囲を選択して、条件を設定していきます。

条件はこのように記載します。『=$A3=TRUE』

A列からチェックが入ったら取り消し線が引かれますとスタイルを変更しルールを決めます。

カッコ内の『TRUE』はチェックしましたって意味になります。チェックしていない枠は『FALSE』とカーソルを合わすと表示されます。

記載方法さえわかれば簡単ですね!!

上記の条件を設定すると冒頭で見せた色がついている最初のシートと完了した際に取り消し線ができる方法の紹介になりました!!

在庫管理表のシートで集まったリアルタイムの状況を一括

バラバラに集計された在庫を1枚のシートでしかも『最新情報』をまとめる方法は以下の関数を使用します。まずは画像を見てください!

3店舗の情報はシート毎に見ないとわかりません。店舗が拡大して行った際に大変です。ですのでそれをまとめたシートがこちら!

画像を見て気づいた方はいますか?最新情報とはレ点がついていない(未完了)のものを抜粋して表示させています!

これらを実現させるために必要な『クエリ関数』この関数を使って何をしたいかを説明します。

  • バラバラの在庫を1つのシートにアップします。
  • まとめる時は『最新の情報』を選択してアップします。
  • まとめる時は順番を入れ替えて表示できます。

上記の3点を関数を入力して実行していきます。

どのような関数を書いて実装したかはこちらになります。

=QUERY({QUERY(‘メンズ店’!A:U, “SELECT D, B, E, F, G, H WHERE A = FALSE”);QUERY(‘スクール店’!A:U, “SELECT D, B, E, F, G, H WHERE A = FALSE”);QUERY(‘ライト店’!A:U, “SELECT D, B, E, F, G, H WHERE A = FALSE”)})

クエリ関数から始まり({をつけてクエリ、シート名、範囲、”SELECT列の順番(好きな順番にできます。)ルールとして列,(半角スペース)列,と入力しましょう!WHERE 列=FALSE“);

と入力していきます。青字の部分は選択された列がどのようなルールの時に発動するかで=FALSEなのでチェックボックスにレ点がついていない場合を指します。

よって『〇〇シートをD,B,E,F,G,Hの順番でA列のチェックボックスにレ点がついていないやつを表示して』ということになります。それが上記の画像と関数の表記で表されています。

在庫管理表をバージョンアップしてみて

報告→管理の流れはできていましたが、その報告物に対して管理する側のシステムが構築されていませんでした。

今回これを導入したことにより報告忘れの場所もわかりますし、補充したのかしていないのかの判断が一目でわかるようになりました。

この取り消し線を使ってメイン倉庫の在庫と照らし合わせていく方法も紹介していきます。

各店舗の在庫状況の把握ができるようになりました。

倉庫の在庫状況も把握しておかないといつ保管してある在庫をいつ発注して良いか不明ですし、無駄な経費を使ってしまうことになりかねないので倉庫の管理表も作成し、

そこのリアルタイムの状況を添付することによってどの店舗に行くつの在庫を持っていかなくてはいけないかが一目でわかるので配送に関わる負担はだいぶ軽減されました。

今回は在庫管理として作成していましが、今回の関数を当てはめればいろいろなことができると思います。

例えば、アパレルで商品の販売が終了したものをデータから消していく作業や、タスク管理で終わった業務から消していくなど使えると思いますので色々挑戦してみてください!!

作業で必要であればご連絡をいただければお手伝いのご相談は承っています。

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