在庫管理表作成!グーグルフォームとスプレッドシートを連動する方法とは?

ビジネススキル

初めまして!

めんずすくーるのライトです!

今回はグーグルフォームとスプレッドシートを使って在庫管理表を作成してみました!

今までは項目毎に毎回入力をして在庫管理を行なっていてある程度少なくなってきたら追加してなくならないようにしておくといったくらいで管理は大体で終わらせていました。

今後は入力することは変わりないですが、項目ごとに入力をグーグルフォームを使って以前より簡単にわかりやすくしたつもりですので全体を参考と行かなくてもやり方や、違った場面で応用ができる内容もあると思いますので少しでも参考になれたらいいなと思います。

今回の仕様変更について

以前

在庫管理表がありそれに在庫の数を入力してある程度少なくなったら在庫を補充するやり方でいつどれくらい補充したのかがリアルタイムで把握が困難。

改良後

フォームから送信でスプレッドシートに転記→在庫個数が少ない場合は赤く表記、補充後はチェックし終了

わざわざ打つ手間をできるだけ簡単にした点と、現状でどこの何の在庫が無くなっているのかをリアルタイムでみやすく可視化することにより無駄な在庫を抱えなくていい点と購入時にコストを下げて必要分だけ必要なタイミングで購入が可能になります。

グーグルフォームの仕様について

グーグルフォームを使用したことがない方は画像右上のメニュー欄から探すか『グーグルフォーム』と検索すると出てくるのでフォームの画面を出してください!

テンプレートが色々ありますが、空白というテンプレートから作成して頂ければいいと思います。

在庫の種類や個数表記は使い方によって色々変更してみてください。いくつか在庫種類がある場合はフォームをコピーして内容の文字を変更して頂けるといいと思います。

スプレッドシートは最初に作るシートにコピーしたフォームの転記先を設定すれば1枚のスプレッドシートで管理することができます。

フォームの作成手順

1・フォームの題名を決めておきましょう!今回は『在庫管理テスト』としておきましょう!

2・最初の質問で管理者なのか消費する側なのかの判断が必要なので『記入者情報』を入れています。ここは必要に応じて作成して頂けるといいと思います。次の項目に行くためにラジオボタンで選択できるようにしてください

3・右下の三点リーダーを押して次に行けるセクションを設定します。先にセクション追加ボタンを押して追加しておきましょう。右の長方形の一番下の長方形が2個並んでいるやつです。

三点リーダーを押すと画像のように出てくるのでセクションに移動を選択します。

画像のようにセクション選択ができるようになるのでまるで囲っている部分を選択し進みたいセクションを選ぶと画像のような画面になります。

4・次のセクションは何の商品がいくつ追加されたかを確認するための質問にします。

商品の数え方によってまるで囲んだ部分は変えてください。スプレッドシートに反映させるにあたり管理者と消費者の記載は同じになるので個数+をつけています。消費者側では個数ーにしています。

5・最終セクションを設定する

このままだと記載後送信になってしまうので『最終在庫』を知っていたいので画像のように質問の下にある部分をクリックしセクションを選択します。クリック前にもう1個セクションの作成をお忘れなく!!

まるで囲った部分をクリックすると画像のようなもが出てくるので『最終在庫数』を選択します。

6・最終在庫数の設定

管理者画面で説明してきましたが消費者画面でもやることは同じです。追加していくか消費していくかの違いなので変更は特にありません。最終セクションに進むのも同じく設定してください。

基本数字はプルダウン方式で半角で必ず入力してください!スプレッドシートに反映されなくなってしまいます。

実際に完成したフォームの動作確認

管理者なのか消費者なのかを選択します。

在庫をいくつ足したのか、消費したのかを選択します。

最終の在庫数を確認して送信しておしまいです。管理者画面で行いましたが消費者画面も同じです。

追加したのか消費したのかの違いだけです。

最後に送信完了画面が出てくるのでこの画面を確認して終了です!!

スプレッドシートを使った運用

1・フォームからスプレットシートに同期させる必要があるのでフォームからスプレッドシートに繋げる作業から行います。

回答を押して左上の緑の四角を押してくださいそしたら次の画像になります。

ここではスプレッドシート名を決めます。在庫テストブログにでもしましょう!作成を押すとスプレッドシートが完成しリアルタイムで反映されます。

このようにフォームから送信された回答が即反映されます。このような表記になるので+とーを記載させて頂いてます。

在庫の商品が複数ある場合はフォームの右上三点リーダーからコピーを作成を押してもらえれば大丈夫です。

コピー先の商品名を変えて頂けると同じ仕様で使えます。

商品Bと名前をつけてスプレッドシートに反映させるのですが、今度は先ほどの手順と変わり『既存のシート』を選択します。

先ほど作成した在庫管理テストブログを選択します。

そうすると商品Bも同じスプレッドシートに即反映させることができます。

スプレッドシートの内容はこのように名前を変えておけば間違える心配もありません!!

2・在庫管理表の記載方法

書き方は色々ありますがベーシックなものはこんな感じにまとまると思います。一つづつ解説していきます。

記入者と商品A、対応の反映の仕方

記入者

記入者の下の枠にカーソルを合わせフィルター関数を使用します。選択は記入者欄『B行』と最終在庫数『E行』になります。行は入力したい行を選択してください!!必ず『,』で繋いでください。

=FILTER(‘商品A’!B:B,‘商品A’!E:E) このような関数表記になります。

商品A

商品Aの下の枠にカーソルを合わせフィルター関数を使用します。選択は最終在庫数『E行』と最終在庫数『E行』になります。行は入力したい行を選択してください!!必ず『,』で繋いでください。

=FILTER(‘商品A’!E:E,‘商品A’!E:E) この様な関数表記になります。

対応

対応の下にカーソルを合わせて挿入→チェックボックスを選択して頂けると出てきます。以上で表の完成になります。

数字に色をつけて不足分を可視化してみる

表はできましたが在庫が今足りているのか、足りていなかった場合対応はどうすのかを解決するためにあらかじめ設定した個数を下回ると数字枠が『赤』になります。

今回は商品Aの在庫が2個以下になった場合は赤くなるようにせってしています。設定の仕方は以下になります。

商品Aの行を選択し表示形式→条件付き書式を選択します。

設定ルールは画像のように設定しました。数字が記載される『B3:B1000』までが2以下の場合赤くなるといった内容ですね!

次にずっと赤のままでも対応ができているのかがわからないので対応にチェックした場合赤枠を白に戻すルールも追加します。

こんな感じですね!2個になった時に対応をしたので赤枠では無くなっています。これで対応したかしていないかがわかるようになりました。

今回のルールはこちらになります。範囲は『B4:C1000』数字の部分とチェックの範囲ですね!

条件は『カスタム書式』記載方法は『=$C4:C1000=true」と入力します。

trueはチェックしているという意味でレ点がつくと白に背景が変わります。

最後に結構大事なことです。

書式の設定ルールを決めましたが、ルールにも順番があり赤を先にしてしまうとチェックに入れても変わらないのでルールとしてどちらが強いルールなのかを考えて順番を設定してください!

なので今回は対応後赤を白に変える方が強いルールですので上記の画像のようなルールの順場になります!!

 

最後に

今回は在庫管理のシステムを構築してみました。フォームのURLをQRコードにして在庫保管場所に貼ってそれを読み込んで管理を行えば記入漏れがなくなりリアルタイムで管理ができるかなと思っています。

QRコードはグーグルなどで『QRコード 作成』など検索していただくと出てきます。

この方法や関数・チェック方法など違った場面で利用できることは多くあると思うので何か参考になる部分があれば嬉しいなと思っています!!

 

 

 

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